Was jahrelang in vielen Unternehmen unmöglich schien, ist durch die Corona-Krise erzwungen worden: Homeoffice und flexible Arbeitszeiten. Ein Trend, der hoffentlich über Corona hinweg Bestand hat. Wir haben bei Polarstern super Erfahrungen damit gemacht und arbeiten längst digital, vernetzt und in unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen. Viele unserer Mitarbeiter arbeiten regelmäßig im Homeoffice und sind in verschiedenen Teilzeitverträgen beschäftigt. Wir haben für dich unsere besten Tipps sowie Lieblingstools als digitale “Power-User” zusammengestellt.

von Tabatha

 

Unsere Top-Tools für das Zusammenarbeiten aus der Ferne.

Wir bei Polarstern sind es gewohnt, dass unsere Daten von verschiedenen Geräten und Orten zugänglich sind und der Austausch auch mit Kollegen, die im Homeoffice arbeiten, in Echtzeit möglich ist. Folgende Tools helfen uns beim produktiven und reibungslosen Arbeiten.

 

Asana fürs Projektmanagement.

Ein absolutes Muss ist für uns Asana. Hier sind alle unsere täglichen Tasks abgebildet. Wir können uns gegenseitig Aufgaben zuweisen, Dinge abhaken und uns zu bestimmten Projekten austauschen. So zu arbeiten hilft enorm bei der Strukturierung und sorgt dafür, dass Aufgaben immer klar verteilt sind. Da Asana im Browser geöffnet wird, können wir uns jederzeit und von überall einloggen. Auch der Motivation tut es gut: Man kann in Asana fertiggestellte Aufgaben buchstäblich „abhaken” und zusehen, wie die To-Do-Liste über den Tag hinweg schrumpft.

 

SharePoint und MS Office 365 für Datenaustausch und Contentmanagement.

Kurz gesagt: SharePoint ist das Google Drive von Microsoft. Hier liegen unsere Dokumente ab, was bedeutet, dass berechtigte Teammitglieder ganz einfach Zugriff haben. So tauschen wir zum Beispiel Feedback in Word-Dateien aus, legen Bilder ab und können Vorlagen finden. Ordner auf den Laptops haben wir dadurch fast gar keine mehr. Die Webanwendungen von Word, Power Point und Co. (MS Office 365) sorgen dafür, dass wir im Browser arbeiten und mehrere Kollegen gleichzeitig auf ein Dokument zugreifen können. So lässt sich in Echtzeit zusammenarbeiten.

Besonders praktisch ist die Kombination mit Asana. Dort lassen sich nicht nur Dateien vom eigenen Laptop an Projekte anhängen, sondern auch Dateien aus SharePoint. Beispielsweise haben wir im Marketing ein Meeting-Projekt in Asana, in dem ein Word-Dokument von SharePoint verlinkt ist. Dort trägt jeder seine Bereiche ein. Das Dokument dient uns dann als Basis für unser Meeting und kann währenddessen auch live bearbeitet werden.

 

Microsoft Teams für den Austausch zwischen Kollegen.

Wie bleibst du eng mit deinen Kollegen vernetzt, auch wenn jeder von einem anderen Ort aus arbeitet? Dabei helfen Chatprogramme wie Hangouts, Slack und Microsoft Teams. Letztgenanntes nutzen wir bei Polarstern. Hier kannst du einzelne Kollegen anschreiben oder Gruppen erstellen, in denen man sich schnell und informell austauschen kann. Ganz egal, ob es dabei um Meeting-Planung, Urlaubsabstimmungen oder Mittagsrezepte geht. In kleineren Gruppen kann man per Microsoft Teams auch Video-Calls einrichten.

 

3CX-Telefonanlage für Meetings und Calls.

Für die „Vieltelefonierer“ unter euch gibt es die softwarebasierte Telefonanlage 3CX. Gerade im Kundenservice und für Video-Meetings mit Externen nutzen wie dieses Tool. Denn hier bist du immer – egal wo du arbeitest – unter deiner Telefonnummer erreichbar. Zudem lassen sich über 3CX Video-Calls mit mehreren Personen einrichten, während du bei Microsoft Teams beispielsweise in kleineren Gruppen sprechen kannst.

Manuel von unserem Mieterstrom-Team schätzt an 3CX besonders:

“Durch 3CX kann ich Partnern einfach einen Weblink schicken und sie können sich darüber in den Call – auch Video-Call möglich – einloggen, ohne zuvor eine Software oder eine App installieren zu müssen.”

 

Auch von Zoom hören wir gerade viel Gutes. Das Tool ist besonders für Konferenzen mit externen Personen geeignet und funktioniert ähnlich wie Skype. Lustiges Feature: Bei Zoom kannst du deinen Hintergrund so einstellen, dass deine Kollegen dich am Meer oder auf dem Mond sehen. Mal was anderes!

 

WeTransfer für den Datenaustausch.

Wenn es um besonders große Daten geht oder wir etwas an Externe schicken müssen, setzen wir auf WeTransfer. Innerhalb von Sekunden kann man dort große Dateien – wie etwa längere Videos – ganz einfach hochladen und senden. Der Empfänger erhält eine E-Mail mit dem Download-Link und kann sich die Datei schnell und ohne Anmeldung herunterladen.

 

Personio für An- und Abwesenheiten.

Unsere Softwarelösung für das Personalwesen und auch um An- und Abwesenheiten unserer Kollegen zu sehen, ist Personio. Hier können wir Urlaub einreichen, Vertretungen anfragen und sehen, welche Kollegen gerade außer Haus sind. Durch die Synchronisierung mit dem Microsoft Kalender haben wir alles auf einen Blick. Für ein flexibles Arbeiten ist das absolut von Vorteil. Zumal du im Homeoffice gerade jetzt Kinderbetreuung, Arzttermine und Co. unter einen Hut bringen musst. Das macht spontane Anrufe und Terminplanungen ohne lange Rücksprachen und Vorankündigungen schlicht einfacher. Tipp: Du kannst dir in Personio individuelle Erinnerungen stellen, um die Geburtstage deiner Kollegen auf dem Schirm zu behalten.

Auch bei neuen Besetzungen ist Personio eine große Hilfe, wie uns Teamassistenz Alev verrät:

“Man kann Onboarding-To-Dos vergeben, damit auch in Zeiten von Homeoffice der Start von neuen Mitarbeitern reibungslos verläuft. Nach Vorstellungsgesprächen per Skype und Co. kann über das Recruiting Tool super Feedback von Kollegen erfragt werden. Auch Bewerbungsunterlagen kann man hier für Berechtigte verfügbar machen."

 

Tipps für Neueinsteiger.

Bevor es losgeht, achte unbedingt auf ein paar Dinge: Denke beim Installieren eines neuen Tools daran, die Sicherheitseinstellungen zu prüfen. Je nachdem wie du arbeitest, ist auch die Bandbreite deiner Verbindung bzw. die Höhe deines Datenvolumens zu bedenken. Wenn du große Dateien oder Ordner synchronisieren musst, mach das beispielsweise besser am Abend, damit der Rechner dadurch nicht lahmgelegt wird. Wenn du im Video-Call bist, lass nicht allzu viele andere Dinge im Hintergrund laufen, sonst hängt die Verbindung gerne mal.

>>> Wir hoch der Stromverbrauch durch das Internet ist und was du dagegen tun kannst.

 

So wird das was: Wirksame Tipps für die Arbeitsstimmung von zuhause.

Alternative Arbeitswege.

Wenn du morgens ins Büro fährst, läuft alles meist nach dem gleichen Muster. So eine Routine ist auch für das Arbeiten im Homeoffice wichtig, damit du in Arbeitsstimmung kommst. Wenn du also normalerweise vor der Arbeit Yoga machst und meditierst, höre jetzt nicht damit auf. Aber danach nicht in Yoga-Klamotten sitzen bleiben, sondern dich wie sonst auch umziehen und an den Arbeitsplatz zuhause setzen.

“Eigentlich fahre ich bei Wind und Wetter mit dem Fahrrad ins Büro. Bevor ich mich jetzt an meinen Arbeitsplatz zuhause setze, gehe ich draußen spazieren und schnappe frische Luft”, sagt Anna vom Online Marketing-Team.

 

Aufgeräumter Arbeitsplatz.

Auch Kleinigkeiten im Haushalt, wie weiter das Bett zu machen, helfen sich auf das Arbeiten zu konzentrieren. Klar, du musst zuhause keinen Blazer anziehen und dich komplett schminken, föhnen und stylen. Aber schon der Umstieg von Schlafanzug auf Jeans und T-Shirt gibt dir ein anderes Gefühl.

Während der Arbeitszeit solltest du darauf achten, dass du einen richtigen Arbeitsplatz dafür schaffst. Das muss kein ganzes Zimmer sein. Es reicht auch der freigeräumte Platz am Esstisch mit hergerichtetem Laptop, Ladekabel und Kaffeetasse. Wichtig ist, dass du klar zwischen Arbeit und Freizeit trennst. Mach aus deiner Mittagspause also wirklich eine Pause und lasse nicht alles ineinander verschwimmen.

 

Arbeitszeiten und Austausch: Büro-Routinen beibehalten.

Eine ausgiebige Siesta ist nicht für jeden ideal. Sich danach wieder aufzuraffen, fällt vielen schwer. Einen super Tipp für das Mittagessen hat unser Redakteur Michael:

“Mir erst mittags zu überlegen, was ich essen möchte, das dann zu kochen und danach aufzuräumen, ist mir zu viel. Wie früher im Büro überlege ich mir am Vorabend, was ich zum Mittagessen haben möchte und koche vor. So wie auch sonst im Büro, wo sich viele von uns das Mittagessen von zuhause mitbringen.”

 

Und Tabatha aus unserem Marketing-Team startet wie im Büro in den Tag: 

“Im Homeoffice muss ich nicht auf den morgendlichen Austausch mit Kollegen verzichten. Im Büro findet der ja meistens an der Kaffeemaschine statt. Alternativ melde ich mich in der Früh kurz bei Kollegen per Chat. Ein schöner Start in den Tag, der motiviert und erst gar kein Gefühl der Isolation aufkommen lässt!”

 

Andere Kollegen schätzen unser “Bier um 4” am Freitagnachmittag, das jetzt eben per Video-Call stattfindet und einen Austausch zur vergangenen Woche ermöglicht.

Norman aus dem Geschäftskunden-Team rät:

"Egal wie wichtig die inhaltlichen Themen sind, wir sollten uns in den virtuellen Meetings, insbesondere in der aktuellen Lage, auch Raum geben, um über die persönliche Stimmung zu sprechen."

 

 

Chancen flexibler Arbeitszeitmodelle.

Während manche von uns gerne im Homeoffice arbeiten, kommen andere besser im Büro zurecht. Das war schon zu Unizeiten so: Manche igelten sich in der Bibliothek ein, andere lernten im Stadtpark. Beides hat natürlich Vor- und Nachteile. Angesichts der aktuellen Ausgangsbeschränkungen durch Corona empfehlen wir dir, Neues auszuprobieren und dich darauf wirklich einzulassen. Manchmal braucht es ein wenig Zeit, sich daran zu gewöhnen. Aber du wirst sehen, es gibt wirklich tolle Tools. Und nutze ruhig in Absprache mit deinem Chef und deinen Kollegen auch verschiedene Arbeitszeiten. Einige von uns kommen gleich morgens so richtig in Fahrt, andere drehen erst später am Abend auf.

>>> Wie es im Homeoffice mit deinem Stromverbrauch aussieht, liest du hier.

Als Social Business sind uns flexible Arbeitsmodelle wichtig. Nur so können wir den verschiedenen Situationen unserer Mitarbeiter und Partner gerecht werden. Der klassische 9-to-5-Job von Montag bis Freitag passt längst nicht mehr in die moderne Arbeitswelt, die digitaler und gleichberechtigter ist als in den 60er Jahren.

>>> Mehr wie sich Beruf und Familie in sozialen Unternehmen vereinen lassen.

 

 

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